Zásady ochrany osobních údajů — AccountingDash
Verze 1.25 · Účinné od 29-10-2026
Stav: SCHVÁLENO BJS dne 30-10-2026 (verze 1.25). Sepsáno podle toho, co kód tohoto produktu skutečně dělá a ukládá. Nejde o právní radu; text neprošel kontrolou advokáta. Český text dosud nečetl rodilý mluvčí.
Vytvořeno s pomocí AI: tento produkt včetně tohoto dokumentu vznikl s pomocí Claude od Anthropic pod lidským vedením a kontrolou. Data zákazníků se k AI dostanou jen na jednom místě: každé PDF nahrané v Dokladech nebo poslané e-mailem a každou fakturu poslanou e-mailem bez PDF čte Claude od Anthropic (Zásady ochrany osobních údajů §3-4). Bankovní výpisy čteme na vlastním serveru, bez AI.
1. Kdo odpovídá
Správce údajů: We make AI work s.r.o., IČO 29697115, Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, kontakt support@accountingdash.eu. AccountingDash je náš produkt; tyto zásady se týkají pouze jeho.
2. Náš výchozí princip: minimalizace
Sbíráme tak málo, jak jen technicky a právně lze (interní pravidlo: minimalizovat → hashovat → šifrovat). Data neprodáváme. Neprovozujeme reklamu třetích stran ani sledování napříč weby. Odmítnete-li volitelná data, služba funguje dál — s poctivě popsanými kompromisy v §7.
3. Co sbíráme a přesně proč
Tato tabulka je úplná: co v ní není, to nesbíráme.
| Co | Proč (účel) | Právní základ | Jak dlouho | Kde |
|---|---|---|---|---|
| Váš identifikátor z BusinessDash (anonymní — AccountingDash nikdy nevidí vaši e-mailovou adresu ani jméno), organizace, role, kterou přihlášení neslo, první a poslední návštěva | vědět, kdo zde jedná a za kterou organizaci | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | do vašeho výmazu | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR) |
| Relace: otisk (hash) tokenu relace, přihlášení do BusinessDash, z něhož vznikla, které moduly měla organizace při posledním ověření, kdy bylo ověřeno, kdy vyprší nebo bylo ukončeno | udržet vás přihlášené; ověřovat u BusinessDash | smlouva | platnost 30 dní; smaže se 7 dní po vypršení nebo odhlášení | tamtéž |
| Auditní stopa: kdo co a kdy udělal — identifikátory, nikdy obsah, který byste poznali jako osobní | odpovědnost v rámci organizace; bezpečnost | oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) | po dobu existence organizace; po vašem výmazu obsahuje identifikátor, který už na nikoho neukazuje; po smazání organizace zůstanou její záznamy bez obsahu (jen kdo co a kdy udělal) | tamtéž |
Probíhající přihlášení (cookie __Host-oidc_flow, šifrovaná) | chránit přihlášení před podvržením a záměnou | smlouva | 10 minut | pouze váš prohlížeč |
| Společnosti, jejichž účetnictví vaše organizace vede: název, IČO a DIČ, sídlo, bankovní účet (IBAN a číslo účtu ukládáme šifrovaně), kontaktní údaje, které u společnosti zadáte, výchozí údaje faktur — osobní údaje tam, kde je společnost fyzickou osobou podnikatelem nebo kontaktem je osoba; a názvy, pod kterými vlastník nebo správce potvrdil doklad přečtený pro společnost (aby se další doklad takto adresovaný zařadil k ní) | vést účetnictví těchto společností a vystavovat jejich faktury | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | do smazání společnosti nebo odchodu organizace | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR) |
| E-mailová adresa vašeho účetního (ukládáme šifrovaně), jak často má dostávat výkaz a v jakém jazyce | posílat výkaz, o který jste požádali | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | dokud ji nezměníte nebo neodstraníte | tamtéž |
| Transakce, které zaznamenáte: datum, společnost, protistrana (jméno osoby, je-li protistranou osoba) a, jsou-li zadány, její DIČ a IČO (u vámi vystavené faktury odběratelovy, převzaté z faktury), kategorie, částky a DPH, číslo dokladu, stav a kurz kterého dne byl použit | vést účetnictví, o které jste nás požádali | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b); pro organizaci její zákonná povinnost vést účetnictví (čl. 6 odst. 1 písm. c) | dokud zde organizace vede účetnictví; vyřazená položka se uchovává označená, nemaže se | tamtéž |
| Vaše pravidla pro dodavatele nebo zákazníka: název, jak je uveden na jejich dokladech, případně jejich DIČ, zda jde o příjmy, nebo výdaje, a co pravidlo nastavuje (kategorii, jednu z vašich společností, sazbu DPH, měnu, nikdy předplatné) - osobní údaje, je-li dodavatelem nebo zákazníkem osoba; odebrané pravidlo se uchovává označené jako zrušené, nemaže se | účtovat jejich doklady tak, jak jste nám řekli, pokaždé, když se nějaký přečte | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | dokud zde organizace vede účetnictví; každá změna také v auditní stopě | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR) - nikomu se nepředává (pravidlo se uplatní na našem serveru AŽ POTÉ, co Claude doklad přečetl; Anthropic se nikdy neposílá) |
| Doklady, které nahrajete (PDF) nebo pošlete e-mailem (každé přiložené PDF; samotný e-mail, nemá-li PDF): samotný soubor, uložený ŠIFROVANĚ (AES-256-GCM, klíčem, který má jen naše služba); jeho název, velikost a otisk (aby šel stejný soubor odmítnout podruhé), zda byl nahrán nebo poslán e-mailem a kdy, zda a kterým modelem byl přečten, kterou položkou se stal, jistota čtení, ke které společnosti byl zařazen a proč, a komu je doklad adresován | uchovávat zdrojové doklady vašeho účetnictví; nechat je přečíst za vás; umožnit vám je znovu stáhnout | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b); pro organizaci její zákonná povinnost vést účetnictví (čl. 6 odst. 1 písm. c) | dokud zde organizace vede účetnictví; my je předtím nemažeme - soubor i záznam se smažou se smazáním organizace | Scaleway Object Storage a Managed PostgreSQL, Paříž (FR) |
| Čtení každého nahraného nebo e-mailem poslaného dokladu modelem Claude: soubor (u e-mailu bez PDF jeho odesílatel, datum, předmět a text) a naše pevné pokyny se pošlou společnosti Anthropic, která vrátí datum dokladu, protistranu s jejím DIČ a IČO, komu je doklad adresován, částky, DPH, kategorii a svou jistotu - z toho vznikne položka čekající na rozhodnutí vlastníka nebo správce. Nic dalšího o vás ani o vaší organizaci se neposílá | přečíst vaše doklady, aby je nikdo nemusel přepisovat | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | u Anthropic nejvýše 30 dní (až 2 roky, pokud jeho bezpečnostní systémy požadavek označí), nikdy k trénování jeho modelů; položka, dokud zde organizace vede účetnictví | Anthropic, PBC, USA - mimo EU, podle standardních smluvních doložek EU (jeho smlouva o zpracování) |
| Vaše schránka pro doklady: adresa organizace (náhodná: t- a deset písmen nebo číslic, @inbox.accountingdash.eu), odesílatelé, které vlastník nebo správce povolí (e-mailová adresa nebo celá doména), kdy byl který přidán a zda ještě platí; u každého e-mailu poslaného na adresu: přijme ho náš vlastní poštovní server mx1.wemakeai.work, který uchovává surový e-mail (odesílatel, příjemci, předmět, text a přílohy) a záznam o doručení - kdo ho poslal, na kterou adresu, kdy, jeho velikost a zda byl převzat, čeká (a proč) nebo byl odmítnut | převzít doklady, které vám dodavatelé posílají e-mailem; odmítnout poštu od odesílatelů, které jste nepovolili | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | adresa a odesílatelé do odstranění nebo odchodu organizace; na mx1 surový e-mail 30 dní od doručení, záznam o doručení 2 roky (aby se stejný e-mail nepřevzal dvakrát) | Scaleway Managed PostgreSQL a Object Storage, Paříž (FR); mx1: server, databáze a Object Storage Scaleway, Paříž (FR) |
| Směnné kurzy: denní kurzy vyhlašované Českou národní bankou, stahované z cnb.cz — neposíláme jí nic o vás ani o vaší organizaci | přepočítávat částky mezi měnami | oprávněný zájem | uchovávány beze změny, aby šel minulý přepočet vždy zopakovat | tamtéž |
| Vaši zákazníci: název, e-mailová adresa (ukládáme šifrovaně), ulice, PSČ, město, země, DIČ a IČO, zda mají hvězdičku — osobní údaje tam, kde je zákazníkem osoba nebo fyzická osoba podnikatel | fakturovat jim; nabízet je při tvorbě faktury | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | do smazání zákazníka nebo odchodu organizace | tamtéž |
| Váš katalog: název výrobku či služby, kód, text řádku, výchozí cena, měna, sazba DPH, jednotka, kategorie, zda je aktivní nebo má hvězdičku; jeho stažení jako soubor | nabízet výchozí řádky faktur; přenášet katalog dovnitř a ven jako tabulku | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | do smazání položky nebo odchodu organizace; stažený soubor je váš, kopii neuchováváme | tamtéž |
| Faktury a opravné doklady, které vaše společnosti vystaví: číslo, data, název, adresa, DIČ, IČO a e-mailová adresa odběratele (ukládáme šifrovaně) tak, jak byly v den vystavení, údaje vaší společnosti (název, sídlo, IČO a DIČ, bankovní účet ukládáme šifrovaně) tak, jak byly toho dne, řádky, částky a DPH a způsob uplatnění DPH (běžný, přenesení daňové povinnosti, osvobozené dodání do EU), stav, kdy byl zákazníkovi odeslán e-mailem, a u opravného dokladu jeho důvod | vést účetnictví; evidovat daňové doklady, které organizace vystavuje | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b); pro organizaci její zákonná povinnost vést účetní a daňové záznamy (čl. 6 odst. 1 písm. c) | dokud zde organizace vede účetnictví; vystavený doklad se nikdy nemaže — opravuje se opravným dokladem | tamtéž |
| Opakované faktury: která společnost fakturuje kterému uloženému zákazníkovi (odkazem — údaje zákazníka se čtou v den vystavení každé faktury), jak často, od kdy do kdy, řádky a daňové podmínky, zda odesílá automaticky, kolik jich bylo vystaveno a proč poslední vystavit nebo odeslat nešla | vystavovat faktury, které jste naplánovali, jako koncepty nebo - když to nastavíte - odeslané | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | dokud zde organizace vede účetnictví; ukončený plán se uchovává, nemaže se, vedle faktur, které vystavil | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR) |
| Faktura zaslaná zákazníkovi - plánem s automatickým odesíláním, nebo vlastníkem či správcem ze stránky faktury: její PDF, zaslané na e-mailovou adresu zákazníka uvedenou na faktuře z no-reply@mail.accountingdash.eu, s názvem vaší společnosti jako odesílatelem a její kontaktní adresou pro odpovědi (podporou, pokud ji nemá); uchováváme, kdy byla odeslána - žádnou další kopii adresy | odeslat faktury, které nám řeknete odeslat | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | e-mail po předání poštovní službě neuchováváme | Scaleway Transactional Email, Paříž (FR), poté schránka vašeho zákazníka |
| Podání, která zaznamenáte: které (přiznání k DPH, kontrolní hlášení, přiznání OSS), za kterou společnost a období, kdy bylo podáno a kým (role - vy, vaše účetní, daňový poradce - nikdy jméno), číslo podání a poznámka, které zadáte, částky DPH k tomu okamžiku; zrušený záznam a proč | ukázat, co bylo podáno a které položky se změnily potom | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | dokud zde organizace vede účetnictví; chybný záznam se ruší, nemaže | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR) |
| Výkaz zasílaný vaší účetní - jeden e-mail za každou společnost na nejvyšší úrovni: u každého uzavřeného období a společnosti, zda odešel, kolik výkazů nesl a kolik pokusů bylo třeba - ne adresa, ta zůstává jen ve vašem nastavení; samotný e-mail nese výkaz té společnosti v PDF a odpověď dojde na kontaktní adresu té společnosti (podpoře, pokud ji nemá) | poslat výkaz, o který jste požádali | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | záznam o odeslání, dokud zde organizace vede účetnictví; e-mail po předání poštovní službě neuchováváme | Scaleway Transactional Email, Paříž (FR), poté schránka vaší účetní |
| Ověřování DIČ v EU: DIČ vašich zákazníků v EU (týdně) a vašich vlastních společností (denně) se posílají do VIES, služby Evropské komise pro ověřování DIČ, která se ptá členského státu; uchováváme jen odpověď (platné, neplatné, bez odpovědi), kdy bylo ověřeno a zda se změnilo - ne jméno ani adresu, které VIES vrátí | upozornit vás, když DIČ zákazníka přestane platit (závisí na něm přenesení daňové povinnosti), a když se vaše vlastní registrace změní nebo nesouhlasí s nastavením DPH vaší společnosti | oprávněný zájem vaší organizace (čl. 6 odst. 1 písm. f): správné uplatnění DPH na jejích fakturách | poslední odpověď do smazání zákazníka nebo společnosti; každé ověření také v auditní stopě | Evropská komise (VIES), Brusel (BE), a správce daně členského státu zákazníka |
| Vaše připojení Mollie: ke které společnosti účtuje, přístupový token organizace, který jste nám dali (ukládáme šifrovaně; jeho poslední čtyři znaky čitelné, abyste ho poznali), jeho stav a kdy se naposledy synchronizoval; z Mollie u každé výplaty: její identifikátor v Mollie a bankovní reference, datum, hrubá částka, poplatky a čistá částka a zda sedí, a u každé platby v ní: identifikátor platby v Mollie, částka, měna, způsob platby, země zákazníka a profil Mollie; a u KAŽDÉ platby, kterou vaši zákazníci provedli přes vaše Mollie, záznam o platbě: identifikátor platby a profil v Mollie, kdy byla vytvořena a zaplacena, její stav, způsob platby, její popis, částka a co bylo vráceno nebo vráceno bankou (chargeback), výplata, ve které byla vyplacena, a - tak, jak je uvádí Mollie - jméno plátce (držitele karty, u bankovní platby majitele účtu) a země, značka a poslední čtyři číslice karty; nikdy celé číslo karty, jeho prvních šest číslic, platnost ani otisk karty | zaúčtovat vaše výplaty z Mollie; ukázat tržby podle země (OSS) a podle produktu; uchovat záznam o každé platbě jako doklad o prodeji | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b); pro organizaci její zákonná povinnost vést účetní a daňové záznamy (čl. 6 odst. 1 písm. c) | token do odpojení; výplaty, platby, záznamy o platbách a jejich zápisy, dokud zde organizace vede účetnictví | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR); čteno z Mollie B.V., Amsterdam (NL), vaším tokenem |
| Bankovní výpisy, které nahrajete (PDF): NE samotný soubor - přečte se na našem serveru a zahodí; jeho název a otisk (aby se stejný soubor neimportoval dvakrát), ke které společnosti a měně účtu patří, období, součty, které uvádí, a kdy byl importován; u každého pohybu: identifikátor banky, datum zaúčtování a valuty, částka a případný poplatek banky, částka odeslaná v jiné měně, kategorie banky, variabilní, konstantní a specifický symbol, jméno a číslo účtu protistrany (číslo účtu ukládáme šifrovaně), zpráva tak, jak je vytištěna (bez čísel karet), a kterou fakturu uhradil | vést vaše bankovní pohyby u účetnictví; označit faktury, které uhradily | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b); pro organizaci její zákonná povinnost vést účetní a daňové záznamy (čl. 6 odst. 1 písm. c) | dokud zde organizace vede účetnictví | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR) - čteno na našem serveru, nikomu se neposílá |
| Stažená faktura nebo výkaz (PDF) nebo čtvrtletní přiznání OSS (CSV): vytvořené z výše uvedených záznamů v okamžiku stažení | poskytnout vám doklad | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b) | neukládá se — kopii neuchováváme; soubor je váš | vytvořeno na našem serveru, posláno pouze do vašeho prohlížeče |
| Žádost správce o stažení všech dat organizace: kdo požádal (identifikátor), kdy, který vlastník ji schválil či odmítl a kdy, 24hodinová lhůta, kdy bylo staženo | souhlas vlastníka, než správce převezme data organizace | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b); oprávněný zájem (bezpečnost, čl. 6 odst. 1 písm. f) | po dobu existence organizace | tamtéž |
| Záznam o smazání organizace: kdy a v rámci kterého smazání | doložit, že smazání proběhlo | oprávněný zájem | trvale — neobsahuje osobní údaje | tamtéž |
| Stažení všech dat vaší organizace (vlastníci; správce po schválení vlastníkem, jedno stažení do 24 hodin): každý řádek, který tato tabulka uvádí, pro organizaci, s bankovními účty a e-mailovými adresami dešifrovanými, jako jeden ZIP s tabulkovými (CSV) a JSON soubory - samotná nahraná PDF v něm nejsou (každé se stáhne z jeho stránky) | přenositelnost (čl. 20 GDPR); přenést účetnictví jinam | smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b); čl. 20 GDPR | neuchováváme — vytvoří se na vaši žádost a předá vám; samotné stažení se zapíše do auditní stopy (kdo, kdy, kolik řádků) | vaše zařízení |
Vaše volba vzhledu a jazyka (cookies theme, lang) | zobrazit web tak, jak jste si zvolili na stránce předvoleb | smlouva — nastavujete je vy | 1 rok | pouze váš prohlížeč |
| Technické logy: čas, metoda, vzor cesty (nikdy adresa, kterou jste zadali — odkaz v ní může být klíčem), výsledek, doba trvání; identifikátory, nikdy jména, adresy ani IP | udržet službu v chodu a najít chyby | oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) | 6 měsíců | Scaleway Cockpit, Paříž (FR) |
| Záznamy o chybách, očištěné před zápisem | alarm a denní přehled chyb pro náš tým | oprávněný zájem | 30 dní | Scaleway Managed PostgreSQL, Paříž (FR) |
| Vaše IP adresa — pouze v paměti, k omezení počtu požadavků z jedné adresy; my ji nikdy nezapisujeme do databáze ani logu | chránit službu před zahlcením | oprávněný zájem | zhruba minutu, v paměti | kontejner Scaleway, Paříž (FR) |
4. Kdo další s daty pracuje (zpracovatelé)
Scaleway SAS (Paříž, Francie): servery, databáze, transakční e-mail a logy — vše ve Francii. BunnyWay d.o.o. (Lublaň, Slovinsko): DNS a doručování obsahu před webem; vidí vaše požadavky (včetně IP adresy) ve svých krátkodobých logech a nic dalšího o vás neukládá. Alarmové e-maily našeho týmu přicházejí do Google Workspace; neobsahují žádné osobní údaje. Anthropic, PBC (San Francisco, USA): každé PDF nahrané v Dokladech nebo poslané e-mailem - a text faktury poslané e-mailem bez PDF - přečte svým modelem umělé inteligence Claude a vrátí, co přečetl. Dostává soubor (nebo ten text) a naše pevné pokyny - nic dalšího o vás ani o vaší organizaci - uchovává je nejvýše 30 dní (až 2 roky, pokud jeho bezpečnostní systémy požadavek označí), netrénuje na nich své modely a zpracovává je podle své smlouvy o zpracování osobních údajů, která obsahuje standardní smluvní doložky EU pro tento přenos mimo EU. Žádný jiný poskytovatel AI tato data nedostává. Přihlášení zajišťuje BusinessDash, produkt téhož provozovatele (nás), podle vlastních zásad na https://businessdash.eu/privacy — nejde o třetí stranu. DIČ vašich zákazníků v EU a vašich vlastních společností jdou do služby VIES Evropské komise (Brusel), která se ptá správce daně členského státu zákazníka: služba orgánu veřejné moci, která dostává jen samotné číslo - nejde o našeho zpracovatele. Když připojíte svůj účet Mollie, ČTEME vaše výplaty a platby z Mollie B.V. (Amsterdam, NL) tokenem, který jste nám dali: Mollie je váš vlastní poskytovatel plateb podle vaší vlastní smlouvy s ním, ne náš zpracovatel, a posíláme mu jen token a naše dotazy. Každý zpracovatel je vázán smlouvou o zpracování; žádný nesmí data použít pro vlastní účely.
5. Vaše práva
Přístup, oprava, výmaz, omezení, přenositelnost, námitka — napište na support@accountingdash.eu, vyřídíme do 30 dnů. Stížnost lze podat u ÚOOÚ, https://uoou.gov.cz. Výmaz je skutečný: naše systémy jsou stavěné tak, aby uměly mazat (viz §2).
6. Cookies a souhlas
| Cookie | K čemu slouží | Platnost | Druh |
|---|---|---|---|
__Host-module_session | drží vás přihlášené v AccountingDash | 30 dní | nezbytně nutná |
__Host-oidc_flow | šifrovaně uchovává probíhající přihlášení | 10 minut | nezbytně nutná |
theme, lang | vzhled a jazyk, které jste zvolili na stránce předvoleb — nastaví se jen tehdy, když volíte | 1 rok | funkční; bez souhlasu, protože jste o ni sami požádali |
To jsou všechny cookies, které tento web nastavuje. Žádná analytika, reklama ani cookies třetích stran. Aby vám aplikace mohla oznámit, že jste offline, uchovává váš prohlížeč v úložišti mezipaměti kopii naší offline stránky a stylů — nic o vás a žádnou stránku, na které jste byli přihlášeni. Nic volitelného neexistuje, takže není k čemu dávat souhlas a není tu ani přepínač; až přibude volitelný účel, poběží až po vašem souhlasu a přepínač pro něj bude tady.
7. Když odmítnete vše — poctivý kompromis
Odmítnutí vás nepřipraví o žádnou základní funkci a nic vám nevyčítáme. Nad rámec toho, co je technicky nutné k zobrazení stránky, pak nesledujeme nic — žádnou analytiku, profily ani reklamu. O co přijdete: o nic. Tento produkt nemá analytiku, A/B testy ani reklamu, takže není co odmítnout — jen cookies z §6, které vás drží přihlášené a pamatují si volby, které jste sami udělali.
8. Změny
Změny služby, které se dotknou dat (nová funkce, nová cookie, nový zpracovatel, nový platební tok), aktualizují tyto zásady ve stejném vydání — verze a datum výše vždy říkají, na čem jste. Podstatné změny oznamujeme ve službě.